20.11.2009 13:05
Проектная команда напугана? Хэллоуин был уже давно, но это еще не значит, что призраки и гоблины все еще не скрываются вокруг Вашего проекта, нагоняя страх в сердца проектной команды. Оставленный без присмотра страх может поставить в безвыходное положение, и даже завалить проект, который мог бы быть успешно завершен.
Я научился этому у Карлы Раян, консультанта менеджеров проекта и моего старого коллеги. Она открыла мне глаза на то, как важно заставить людей рассказать свои страхи на проекте, таким образом создавать новый менталитет и действительность для проекта.
Открытие Карлы
Карла и я упрощали начало совещания по проекту по производству и продаже нового печенья. Новое печень должно было состоять из зефира покрытого шоколадом. У клиента был небольшой опыт по производству именно такого печенья.
Обычно требуется от 45 минут до часа для того, чтобы договориться с проектной командой о смете проекта. После 90 минут договориться не получалось. Из-за того, что согласование проходило медленно, Карла остановила встречу и отошла от повестки дня. Она попросила, чтобы все написали то, что они думали о причинах и вероятности того, что проект завершится неудачно.
Уверенность команды на успешное завершение проекта было 25 % - это очень низкий вотум доверия. Вы хотели бы участвовать на таком проекте? Следующее, что она сделала - попросила проектную команду провести коллективное обсуждение каждой причины для беспокойства, которые они выразили, и перечислить каждый риск, который им приходил в голову. После этого настало облегчение или можно сказать просветление, все говорили уже о том, какие меры мы примем для избегания перечисленных рисков, позже в тот же день, мы определили миссию проекта и его структуру. Это было волшебно. Проектная команда стала открытой. Страхи были изгнаны. После этого перерыва совещание проходило с предельной ясностью и скоростью.
Увеличение уверенности участника проектной команды и веры в их способность преуспеть.
Самая удивительная вещь, произошла в конце дня, Карла прошла по комнате и снова попросила кратко записать то, что они теперь думали о проекте, вероятность успеха проекта, которую назвали участники проектной команды - оказалось равной 85%.
Мудрец однажды сказал: "Если Вы думаете, что Вы можете, Вы можете. Если Вы думаете, что Вы не можете, Вы не можете. В любом случае Вы правы." Психолог Уейн Дайлер сказал: "Мы боимся того, чего не встречали. И этот страх управляет нами." Как тогда прогнать страх?
Станьте заклинателем, прогоняющим страх: Три ритуала
- Перед совещанием проведите разминку
Когда участники проектной команды садятся за стол переговоров, чтобы провести собрание, у них в голове есть много вещей не связанных с проектом, обсуждение которого они собираются начать. Один человек был расстроен при телефонном разговоре, другой может наслаждаться мимолетной сексуальной фантазией.
Именно поэтому проведение разминки перед совещанием необходимо, это сдвинет фокус проектной команды и энергию к решению вопросов. На мой взгляд, лучшая разминка - та, которая дает информацию, которая непосредственно продвигает проект.
Очень простая и в тоже время полезная разминка, которую Вы можете использовать много раз должна начинаться с того, что участники (включая Вас) написали:
- Одну вещь из того, что происходит на проекте
- Одну вещь о том, что их беспокоит на проекте (это может быть как главное беспокойство, так и незначительное)
Совет: Сделай так, чтобы участники проектной группы написали это на стикерах и читали вслух. Нарисуйте на лекционных плакатах все, что они говорят, чтобы все могли это видеть. Оставьте время в конце встречи для того, чтобы обсудить проблемы. Вы будете удивлены, насколько проектная команда станет готова планировать проект.
- Формальный план риска
Одна из главных льгот наличия полной проектной команды - это возможность проводить анализ риска и создавать план противодействия рискам, это даст психологические преимущества, к которым приводит этот процесс. Совершенно понятно, что это увеличивает уверенность проектной команды в том, что проект будет успешным.
Четыре шага модели R.I.S.K., которые легко запомнить выглядит примерно так:
- R (Research potential causes of risk) Исследовать потенциальные причины риска
- I (Identify and quantify the impacts) Идентифицировать и определить качество воздействий
- S (Spell out solutions) Обстоятельно обсудите решения
- K (Keep on top of it) Сохраните свои решения
Совет: Применяйте эту модель, как ко всему проекту, так и главным составляющим проекта.
- Около куллера
Один друг моряк сказал мне, что в движении от пункта А до пункта Б, Вы редко сможете идти по прямой линии. Потому что ветер всегда корректирует Ваш план. Фактически плавая, Вы почти всегда отклоняетесь от курса. Чтобы сохранить цель, моряки должны постоянно исправлять курс. Ключевое слово здесь "Постоянно". Услышав это, я подумал: "Представьте себе, ждал ли моряк в двух недельном круизе ждет неделю, чтобы предпринять корректирующее воздействие?"
Как часто Вы должны оценивать, как Ваш проект продвигается? Пока Вы ожидаете следующего совещания с проектной командой, время уже может быть уже упущено. Следовательно, оценка должна проводится постоянно. Например, когда Вы будете около куллера, можно обсудить с коллегой последний эпизод Lost, и перед тем как уйти задайте эти два вопроса:
- "Эй, между прочим, что на Ваш взгляд происходит на нашем проекте?"
- "Как Вы думаете, что мы должны делать по-другому?"
Если Вы не станете заклинателем, изгоняющим страх, у Вас не может быть призрака надежды на успех в проекте.
Дуг ДеКарло
